¿Qué es el fondo de caja menor?

Sabemos que como pequeño empresario o dueño de un negocio, hay situaciones que requieren de soluciones efectivas. Cuando estas emergencias son de índole económica, siempre es importante contar con un plan que ayude a resolverlas. Es ahí cuando la caja menor cobra relevancia, al ser una solución rápida para dicha situación.

Esta es una herramienta creada para cubrir pagos pequeños que no necesitan de transacciones electrónicas o visitas a los bancos. Además el fondo de caja menor debe ser un monto considerable y dependerá de las necesidades de cada empresa (pequeña, mediana o grande). 

También es importante mencionar que la persona que lo administre debe ser alguien de confianza y responsable, pues será quien tenga acceso directo a una gran cantidad de dinero en efectivo.

¿Cómo se constituye un fondo de caja menor?

Se pueden considerar algunos pasos a seguir para establecer el fondo de caja menor, pero el primero es establecer un monto que deberá estar disponible en el momento inmediato, este dependerá del tamaño de la empresa y el presupuesto de gastos menores que puede llegar a tener en un periodo determinado (semanal, mensual o semestral).

Cuando ya se tiene la cantidad de dinero fija, se debe designar a la persona que se hará cargo del manejo de caja menor, esta persona controla cada uno de los pagos que se realizan con el dinero, y tiene la obligación de comprobar los gastos con facturas y recibos para que ese dinero pueda ser repuesto conforme se haya establecido en la política de la caja, ya sea cuando se haya llegado a un monto determinado para que la caja no se quede vacía, o cuando los fondos hayan sido utilizados en su totalidad. 

¿Quién es el responsable del fondo de caja menor?

Se pueden asignar varios responsables para la caja menor, pero se recomienda que no sean más de dos personas ya que deben ser de confianza y tienen varias responsabilidades como tener la información de la caja al día (con los respectivos soportes del movimiento como el recibo de caja menor), supervisar que el uso de los fondos esté dentro de los permitidos y que estos se puedan comprobar.

La persona (o personas) responsable de la caja menor se encarga también de realizar las cuentas para solicitar la reposición de los fondos cuando sea necesario y asegurar así que el dinero siempre esté disponible para cualquier imprevisto. Aunado a esto, también debe asegurarse de que se tengan los requisitos para llevar a cabo las declaraciones y deducciones correspondientes cuando sea necesario, según las características de cada gasto.

¿Cómo es el manejo de la caja menor?

Con el fin de utilizar de manera correcta los fondos de dinero de la caja menor, alcanzar las metas y los objetivos planeados por la empresa, es de vital importancia que se establezcan procedimientos y prohibiciones, ya que estos permiten llevar un control de cada gasto y su correspondiente comprobante de ser necesario.

La política de gastos de la caja menor tiene que estar escrita e incluir ejemplos concretos que permitan a las y los trabajadores entender cuál es el manejo correcto del fondo. Debe compartirse con todas las personas que tengan relación directa con el uso de este dinero para evitar confusiones o problemas que pongan en riesgo el fondo.

Algunos puntos que se deben tomar en cuenta en la política de gastos de caja menor son:

• El registro diario de las actividades, ya que esto permitirá un cierre mensual o semanal más eficiente. Es decir, que cada día se registre cuánto dinero se usó, para qué, que se colecten los comprobantes y que la persona a quien se le pagó por sus bienes o servicios pueda ser rastreada mediante este comprobante.
• Supervisar los movimientos del fondo de caja menor de forma constante para prevenir pérdidas o fugas.
• El uso de comprobantes del uso de dinero que se registren con el motivo de uso, nombre, lugar del proveedor y día del pago. Además de la cantidad que había al empezar la jornada, el total de gastos durante ese día y el dinero restante en la caja menor al terminar la jornada.
• Fijar un límite de monto total que se puede gastar y qué productos o servicios no pueden ser solventados con el fondo de la caja menor.

¿Cómo contabilizar un reembolso de caja menor?

El reembolso de caja menor permite reponer o reembolsar el dinero que se ha gastado para que este vuelva a tener los fondos disponibles asignados por la administración de la empresa.

Al ser parte de la cuenta del activo, cada empresa define el procedimiento para solicitar el reembolso, pero generalmente se trata de comprobar la relación de los pagos realizados con los fondos de la caja menor y sus respectivos soportes, para solicitar el reembolso del dinero. En este sentido, cada pago, por mínimo que sea, debe estar justificado con su respectiva factura o documento equivalente en la que se pueda identificar claramente a la persona o empresa que se le pagó.

El fondo de caja menor es un activo fijo que siempre debe estar disponible, por eso es importante que se reembolse por lo menos cada mes, y que se busquen diferentes mecanismos de reembolso que permitan contabilizar las facturas en el periodo establecido en la política del uso del fondo de caja menor.

¿Cuánto tiempo toma contabilizar el fondo de caja?

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